メールでFAX＜PCでファックスを送受信？その機能を紹介＞

パソコンやスマホが普及した昨今、連絡や情報交換にはEメールを利用することが多くなってきました。

とは言え、ビジネス上では、今でも電話やFAXが欠かせません。社内ではメールで済むものであっても、対外的にはFAXのやり取りがまだまだ必要と言えます。

特に、見積書や請求書などのやり取りは、いまだFAXでという企業が多いのが現実です。

そのため、FAX一枚の見落としで大きなビジネスチャンスを逃してしまうこともありますから注意しなければなりません。

Eメール機能を応用したFAXの送受信サービス「インターネットFAX」

そのようなビジネスの場で、昨今大きな注目を浴びているのが「インターネットFAX」の存在です。

インターネットFAXとは、パソコンやスマートフォンなどのEメール機能を応用したFAXの送受信サービスで、Eメールの送受信と同じ感覚でFAXの送受信が行えるものです。

これまでのFAX機では電話回線を使ってFAXの送受信を行っていましたが、インターネットFAXはその名の通りインターネット回線を利用してFAXの送受信を行います。

どんな仕組みなのか

送受信の仕組みとしては、送信の場合は、Eメールにファイルを添付して送ると、一旦契約先のインターネットFAXサービスのサーバーに入ります。

そこでFAXの形に変換されたものが相手先へ送られるという形だと考えるとわかりやすいでしょう。

一方、受信の場合は、添付ファイル付きのEメールとしてメールボックスに届きます。

ここできちんと理解してもらいたいのが、インターネットFAXは普通のEメールと同じように見えても、実は違うという点です。相手先が従来のFAX機であっても、インターネットFAXであっても、同じ手順で送ったり受け取ったりできるのです。

インターネットFAXを契約している側はEメール感覚で送受信できるのに対して、相手側が従来のFAXの持ち主であれば、相手は普通のFAXとして送受信することが可能なのです。

インターネットFAXに必要なのはネット環境と端末だけ！

このようなインターネットFAXを利用する場合、従来のような電話回線の契約やFAX機本体はもちろん、パソコン用のFAX専用ソフトやサーバーも必要ありません。

用意する必要があるのは、インターネットに接続できる環境と、インターネットに接続することができる端末だけです。あとは、インターネットFAXサービスを提供する業者と契約をするだけで使えるようになるのです。

操作は難しい？いいえ、とても簡単です！

インターネットFAXの送受信は、Eメールと同様のフォームを利用して行います。

Eメールの送信とほぼ同じ手順で行えるため、Eメールの扱いに慣れている人ならすぐに使えるようになります。パソコンのEメールを利用して送信を行う場合は、Eメールの作成フォームで、宛先の欄にアドレスを入力する代わりに相手先のFAX番号を指定された形に変換して入力します。

インターネットFAXの使用方法＜業者別に解説＞

eFax

例えば、世界中で使われているeFaxの場合は、国番号の後に相手先の市外局番（頭の0を外して入力）、続けて残りの番号と@efaxsend.comの順で書き入れます。

もし、相手の番号が06-12345678だとしたら、81612345678@efaxsend.comと入力します。

次に送信するFAXの内容ですが、文章だけを送りたいときは、Eメールの本文の欄に直接内容を書き込んで送信することもできますし、本文の部分は送付票を記載して、Wordで作成した文書をファイルとして添付して送ることもできます。

PDF、Excel、PowerPointで作成した資料もJPGやGIFなどの形式で保存した画像も添付してFAX送信することができるので、パソコンで作成した資料をFAXする機会が多い人の場合、インターネットFAXは仕事の効d率アップにつながります。

BizFAX、KDDIペーパーレスFAX、Message+

BizFAXや、KDDIペーパーレスFAX、Message+などで送信する場合は、それぞれのサーバーにログインしてからの送信操作になります。

ログイン後、FAX送信のフォームに相手先のFAX番号を入力して、送りたいファイルを添付する形で送信します。

faximo

faximoの場合は、Eメールのフォームで件名の入力が必要になります。件名を入力してもFAXに記載されるわけではありませんが、管理画面上の履歴に件名が表示されるため、確認する際に役立ちます。

メールの本文をFAXとして送ることもできますが、添付ファイルを原稿として送る場合は、件名の前に「＝」を3つ入力します。

本文に記載した上でファイルを添付した場合には、本文は送付票となります。

Eメールの宛先欄には、相手先のFAX番号の後に@ml.faximo.jpと入力して送信します。

これに対し、受信の場合はどのインターネットFAXでも同じ形になります。ファイルが添付されたEメールとしてメールボックスに届きます。

閲覧する場合は、Eメールに添付されているファイルを開いて確認します。